برنامه ریزی کسب و کار اینترنتی

اهمیت برنامه ریزی برای کسب و کار اینترنتی

حتما این سوال را شنیده اید که " تفاوت هدف و رویا چیست ؟ " . هدف هم در واقع نوعی از رویا و آرزوی شماست با این تفاوت که به آن باور پیدا میکنید، آن را مینویسید یا در ذهن خود مرور میکنید و برای رسیدن به آن برنامه ریزی میکنید. البته بدون برنامه ریزی هم با احتمال کم میتوان به اهداف دست پیدا کرد ولی برنامه ریزی، احتمال رسیدن به اهداف را بسیار بالا میبرد. پس من "برنامه ریزی" را راه و روشی برای رسیدن به هدف تعریف میکنم.  برای تعیین این مسیر ، ابتدا باید اهداف خود را مشخص کنید. تعیین دقیق اهداف به شما کمک میکند تا فعالیتهای اضافی را حذف نمائید و با سرعت و قطعیت بیشتری به سمت هدف خود در حرکت باشید.

چگونه هدف گذاری کنیم:

هدف گذاری در کسب و کار ، یکی از مسئولیتهای مدیریتی است که باید با دقت و حوصله انجام شود. اهداف با توجه به شناخت بازار و ارزیابی تغییرات آن ،  مشکلات و فرصتهای آتی ، تجربه مدیریتی ، و وسعت و نحوه نگرش مدیر تعیین خواهند شد. بر خلاف بسیاری از نظریه پردازان، معتقدم که اهداف ثابت نیستند و ممکن است در طول زمان با تغییر شرایط و مؤلفه هایی که ذکر کردم ( تغییر بازار – شناخت بهتر بازار – ایجاد مشکلات جدید – به وجود آمدن موقعیتهای جدید و ... ) اهداف شما تغییر پیدا کنند و نیازی نیست که بر رسیدن به اهدافی که در گذشته تعیین کرده اید بیش از حد اصرار نمائید. پس نکته اول اینکه حتما حتما حتما اهداف خود را بنویسید تا بتوانید دائما آنها را در نظر آورده و درستی هدف گذاری خود را ارزیابی نمائید. به عنوان مثال فرض کنید که شما تولید کننده حصار فلزی هستید و در 3 ماه گذشته به ترتیب 2000متر ، 8000متر و 14000متر حصار فلزی فروخته اید . برای خود هدف دوساله تعیین میکنید که به فروش 600000متر در آخرین ماه از این دو سال برسید. پس از چند ماه متوجه میشوید که حصار از جنس پلاستیک فشرده با دوام بیشتر و با قیمت بسیار ارزانتر به بازار آمده و فروش شما به یکباره دچار افت شده است. این یک تغییر بزرگ در بازار شما است و قطعا نمیتوانید با همان هدف گذاری قبلی به راه خود ادامه دهید . یا باید آنرا اصلاح کنید یا اینکه هدف جدید و متفاوتی برای خود تعیین کنید که این انتخاب ، باز هم بستگی به مدیر و مؤلفه هایی که ذکر کردم خواهد داشت.

نکته دوم اینکه اهداف شما باید واقعی، ملموس و مشخص باشند و در واقع به گونه ای انتخاب شوند که پس از مدتی قابل اندازه گیری باشند و بتوان بررسی کرد که تا چه میزان به هدف خود نزدیک شده اید. به این نمونه ها توجه کنید : " میخواهم تا یک سال آینده شرکت موفقی داشته باشم" ، " میخواهم تا چند سال آینده درآمد زیادی از کسب و کارم به دست آورم " . قطعا این موارد و سایر موارد مشابه نمیتوانند به عنوان هدف انتخاب شوند چرا که در هاله ای از ابهام قرار دارند و شما پس از گذشت چند ماه نمیتوانید بررسی کنید و اندازه بگیرید که چقدر در مسیر هدفتان پیش رفته اید. ولی در مثال قبلی ، زمان و مقدار دقیق هدف (فروش 600000متر حصار فلزی در ماه ) مشخص شده است. در هر کسب و کاری که هستید باید اهداف کاملا روشنی داشته باشید تا بتوانید برای آنها برنامه ریزی کنید.

اما آیا در ابتدای راه میتوان هدف گذاری بلند مدت صحیحی داشت ؟ تفاوتی ندارد که شما در ابتدای کسب و کار خود هستید و یا اینکه مدتی از شروع فعالیت شما میگذرد ، در هر صورت ، ابتدای راه شما در مسیر برنامه ریزیصحیح ، زمانیست که تصمیم به هدف گذاری میگیرید . اما هدف گذاری بلند مدت در این زمان چندان مطمئن به نظر نمیرسد. در هدف گذاریهای تحصیلی و فردی شاید بتوان اینگونه عمل کرد و اهداف بلند مدت را در همان مرحله آغازین هدف گذاری تعیین کرد. به عنوان مثال " در سال ..... مدرک تخصص دندان پزشکی خود را میگیرم" ، " در دوره بیستم ، نماینده مجلس میشوم " یا " در سال .... برای تحصیل در رشته .... به آلمان میروم ". اما در کسب و کار نمیتوان به این راحتی هدف های بلند مدت تعیین کرد و اهداف باید بر اساس مؤلفه هایی مانند   شناخت و تحلیل بازار، پیش بینی بازار، تجربه مدیریت در کسب و کاری که هستید، توانایی های شما و کارمندان شما ، شناخت پتانسیل های موجود در کسب و کارتان و غیره انتخاب شوند . شناخت شما از این مؤلفه ها در ابتدای کار دائما تغییر میکند تا زمانی که به اصطلاح "در کار خود پخته شوید" ، پس نباید برای تعیین اهداف بلند مدت در سازمان خود عجله کنید . هر چند ، همانطور که قبلا هم عرض کردم تغییر اهداف در بسیاری موارد لازم است و هیچ اشکالی ندارد اگر شما اهداف خود را بازنگری کرده و تغییر دهید ولی در بیشتر موارد تغییر اهداف و کوچک کردن آنها ممکن است باعث احساس ناخوشایند عدم موفقیت و سرخوردگی شما شود پس بهتر است که اهداف بلند مدت خود را با صبر و حوصله بیشتری تعیین نمائید. اهداف تا حدود زیادی سلیقه ای هستند و در افراد مختلف میتواند کاملا متفاوت باشد. به عنوان مثال فرض کنید که در یکی از شعبه های یک فروشگاه زنجیره ای ، با سرمایه ای اندک غرفه فروش موبایل و لوازم جانبی زده اید. به این مثال ها در مورد اهداف بلند مدت دقت کنید :

• "میخواهم تا 5 سال آینده بزرگترین غرفه این فروشگاه را داشته باشم"
• " میخواهم تا 5 سال آینده از درآمد اینجا ، مغازه ای 80متری در فلان خیابان داشته باشم"
• "میخواهم تا 5 سال آینده در تمام شعبه های این فروشگاه در شهر خود، غرفه داشته باشم"
• " میخواهم تا 5 سال آینده در تمام شعبه های این فروشگاه در ایران غرفه داشته باشم"
• " میخواهم تا 5 سال آینده از طریق توسعه این غرفه و غرفه های جدید ، برای 100 نفر ایجاد اشتغال کنم"

مشاهده میکنید که در یک کسب و کار چقدر میتواند تفاوت در هدفگذاری افراد مختلف وجود داشته باشد. حال که قرار نیست در ابتدا اهداف بلند مدت داشته باشیم ، باید اهداف کوتاه مدت خود را تعیین کنیم. این اهداف کوچک در واقع پله های رسیدن شما به هدف های بزرگ هستند. تعیین هدفهای کوتاه مدت در کسب و کار اینترنتی کمی دشوارتر از کسب و کارهای فیزیکی هستند چرا که مدت بیشتری زمان نیاز هست تا به شناخت نسبی در کار خود برسید. به عنوان مثال در کسب و کار فیزیکی شما به راحتی میتوانید رقبای خود را ببینید و روش کار آنها را بررسی کنید ولی در کسب و کار اینترنتی ، این اطلاعات به این سرعت به دست شما نخواهد رسید. پس اگر تازه کسب و کار اینترنتی خود را شروع کرده اید یا میخواهید شروع کنید اولین و کوچکترین هدف شما میتواند رسیدن به فروش اینترنتی در بازه ای مشخص باشد. حال برای رسیدن به این هدف باید برنامه ریزی نمائید. برنامه ریزیهای اولیه قطعا استراتژیک نیستند چرا که هنوز شناخت کاملی از توانائیها ، شرایط ، بازار و همچنین فرصت ها و مشکلات پیش رو ندارید. پس در مراحل اولیه باید برنامه ریزی عملیاتی داشته باشید و بر اساس آمار و بازخوردها پیشروی کنید. به این معنی که شما در ابتدای راه باید روشهای گوناگونی را انجام دهید که حتی ممکن است متضاد یکدیگر باشند. اما برای اینکه بتوانید بازخورد این روشها را به دست آورید و به نتیجه مطلوب برسید لازم هستند. البته به دست آوردن این تجارب میتواند بهای سنگینی داشته باشد. به عنوان مثال شاید لازم باشد که شما روش " سود کمتر و فروش بیشتر" را در بازه های زمانی خاص برای فروش محصولات خود تست کنید و در عین حال، در بازارهای خاص به روش "کیفیت بیشتر و قیمت بالاتر " عمل کنید. ممکن است فروش کالای خود را به واسطه های فروش بسپارید و بطور همزمان در وبسایت خود نیز اقدام به فروش کنید . اگر قصد برند سازی دارید ، هر کدام از این تصمیمات میتواند بر ارزش و اعتبار برند شما تاثیر بگذارد.

با دانستن این موارد به سراغ برنامه ریزی کسب و کار اینترنتی میرویم.

اولین گام ، تهیه مواد لازم :

• لیست کردن منابع موجود

دارائیهای ما اعم از نقدی ، اعتباری ، کالا، تکنولوژی یا دانش، و همچنین نیروهای کاری که در اختیار داریم (با در نظر گرفتن توانائیها) ، منابع ما را تشکیل میدهند.

• پیش بینی هزینه های ثابت

این کار احتمالا زیاد سخت نخواهد بود . چنانچه مکانی را اجاره کرده اید، مبلغ اجاره یکی از هزینه های ثابت شماست. قبض های مصرفی آب و برق و گاز و تلفن و اینترنت نیز هزینه های ثابت هستند که تا حدودی قابل پیش بینی میباشند. برای راه اندازی فروشگاه اینترنتی نیاز به سرور دارید که این مورد نیز جزء هزینه های ثابت به حساب می آید و موارد دیگری که در کسب و کارهای گوناگون ممکن است متفاوت باشد. به طور کلی هر هزینه ای که وابسته به برنامه ریزی فروش شما نباشد و در دوره های زمانی مشخص تکرار شود ، هزینه ثابت شماست.

• لیست کردن محصولات و منابع تامین کالا

این کار قطعا در ابتدا انجام میشود و هر کسب و کاری باید لیست محصولات خود و تامین کننده ها را داشته باشد.

• شناخت و بررسی رقبا و روشهای آنان

بررسی و شناخت رقبا کمی زمان نیاز دارد ، پس باید چندین روز قبل از اینکه بخواهید برنامه ریزی خود را انجام دهید ، رقبا را بررسی کرده و روشهای آنها را کشف کنید. البته ذکر این نکته بسیار مهم است که شما باید دائما رقبا را زیر نظر داشته باشید.

• لیست کردن روشهای موجود

آخرین مرحله ، نوشتن روشهای موجود برای فروش اینترنتی است

به عنوان نمونه در یک مثال این موارد را انجام میدهیم:

منابع موجود: 5میلیون تومان وجه نقد ، اعتبار گرفتن 5میلیون تومان به صورت قرض از آشنایان ، لوازم کامل دفتر کار ، محمد با توانایی بالا در کار با اینترنت ، آزاده با توانایی بالا در فن بیان و پاسخگویی به مشتری، حسین با تجربه در امور اداری، یک فروشگاه اینترنتی آماده فروش بر روی یک دامنه مناسب، قرارداد با یک شرکت واسطه پستی برای ارسال کالا

پیش بینی هزینه های ثابت: ماهیانه 500هزار تومان اجاره ، حدود 200هزار تومان قبض، 30 هزار تومان هزینه سرور

محصولات: گوشی های برند الجی از شرکت ...... ، گوشی های برند سامسونگ از شرکت ...... ، گوشی های برند مایکروسافت از آقای ...... ، لوازم جانبی از شرکت ......، با توجه به سرمایه کم ، ما تمام محصولات را به صورت اعتباری ( چک ، سفته، آشنایی و ... ) تهیه میکنیم و سرمایه ای از این بابت در نظر نمیگیریم.

شناخت و بررسی رقبا: دیجیکالا که بصورت مستقیم کالا را هم در سایت و از طریق اپلیکیشن میفروشد و تبلیغات بسیار زیادی در سایتهای مختلف دارد و در رتبه های اول گوگل قرار میگرد  ،  و سایر وبسایتها و نحوه فعالیت آنها

 روشهای فروش اینترنتی: همکاری با وبسایتهای همکاری در فروش ، فروش از طریق تلگرام ، فروش از طریق اینستاگرم ، فروش نقدی در فروشگاه اینترنتی ، فروش به صورت پرداخت پس از تحویل درب منزل در فروشگاه اینترنتی و ....

انتخاب مدل تجاری:

بسیار خب ، حالا همه چیز آماده است تا ما طرح خود را انتخاب کنیم و برنامه ریزی برای یک یا دو ماه اول را انجام دهیم. با توجه به قدرت رقبا در فروش اینترنتی ، به نظر میرسد که فروش به صورت تحویل درب منزل میتواند برای ما یک مزیت باشد پس انتخاب ما تمرکز بر روی فروش اینترنتی در وبسایت ، هم به صورت نقدی و هم به صورت تحویل درب منزل است و بطور همزمان تبلیغات مختلفی در گروههای تلگرامی انجام میدهیم. هدف ما رسیدن به 10 فروش تا یک ماه آینده از طریق فعالیت در گروههای مختلف تلگرامی با تاکید بر مزیت " پرداخت پس از تحویل" میباشد.

به همین راحتی برنامه ریزی ماه اول انجام شد. توجه کنید که برنامه ریزی تنها یک مورد از 7 مسئولیت مهم مدیر سازمان است. موارد دیگری مانند استخدام ، هماهنگی ، بودجه بندی و گزارش گیری وجود دارد که همگی بر عهده مدیر سازمان هستند. اما گزارش گیری ارتباط مستقیم با برنامه ریزیهای آینده خواهند داشت. برنامه ماه آینده بر اساس گزارشات این ماه چیده خواهد شد پس توجه به گزارش ها و بازخوردها اهمیت بسیار زیادی در برنامه ریزی دارد. فرض کنید ما در طول ماه 500 بازدید داشته ایم، 10 سفارش به صورت "پرداخت بعد از تحویل" و یک سفارش نقدی ثبت کردیم. 7مورد از این 10 سفارش تقلبی بودند و مشتری سفارش را دریافت نکرده و 3 مورد به دست مشتری رسیده است. در مجموع 4 فروش در ماه اول با صرف هزینه های ثابت و هزینه های احتمالی که برای تبلیغ در تلگرام انجام شده است داشته ایم و ما به اولین هدف کوتاه مدت خود نرسیدیم. البته نباید نگران باشیم ، در مقاله ای خواندم که " کوکاکولا در سال اول فقط 50دلار فروش داشته در حالیکه 70دلار هزینه تولید داشته و در واقع ضرر کرده است" .

بررسی گزارشات:

بدون توجه به اینکه به هدف مورد نظر خود رسیده اید یا خیر ، باید برنامه ریزی ماه آینده را بر اساس گزارشات قبلی انجام دهید. همواره میزان بازدید سایت خود را رصد کنید و از طریق گوگل آنالایتیک ورودی های خود را مورد ارزیابی قرار دهید.  در این مثال راههای متفاوت را مینویسیم تا بتوانیم یک یا چند مورد را انتخاب نمائیم :

• حذف روش پرداخت پس از تحویل و مانور بر روی گارانتی و قیمت
• نگه داشتن روش پرداخت پس از تحویل و مانور بر روی گارانتی و قیمت
• حفظ حالت فعلی و اضافه کردن مرحله تائید هویت قبل از ارسال کالا از طریق تماس تلفنی با مشتری
• اضافه کردن تبلیغات در سایتهای اینترنتی به مبلغ 200هزار تومان برای یک ماه

برای یک ماه آینده 20 فروش طبق روال سابق و اضافه شدن تبلیغات به مبلغ 200هزار تومان و تائید هویت مشتری قبل از ارسال را به عنوان هدف انتخاب میکنیم.

نکته: توجه کنید که این مثال بسیار سطحی نگرانه و بدون در نظر گرفتن بسیاری از جزئیات و فقط به جهت درک بهتر مطلب بیان شده و ارزش واقعی ندارد.

بررسی گزارشات در بدو کار بسیار ساده است (البته به این معنی نیست که اهمیت آن کم است) چون حجم مشتریان، سفارشات و در کل حجم اطلاعات کم است، در عوض با انتخاب های مبهم زیادی روبرو هستید. روشهای برخورد با مشتری ، روشهای فروش، روشهای تبلیغات و سایر روشهایی که از بازخورد و نتیجه هیچکدام اطلاع دقیقی ندارید و هر کدام به نوبه خود یک نوع ریسک برای شما محسوب میشوند. تصمیم های مدیران در این موارد ، آینده سازمان را میسازند. این تصمیم ها همانطور که قبلا هم اشاره کردم بر اساس خلقیات، قدرت ریسک ، تجربه، مدلهای رفتاری و غیره در افراد مختلف کاملا متفاوت هستند. به تناسب ویژگیهای هر کسب و کار و همچنین ویژگیهای سازمان و مدیر سازمان، در سازمانهای مختلف، مدت زمان متفاوتی طول خواهد کشید تا سازمان به یک مرحله از پختگی و بلوغ ابتدایی دست پیدا کند . به این معنی که سازمان از موارد زیر تا حدودی با اطلاع میگردد :

• توانایی های سازمان شامل همه مراحل فروش و پشتیبانی و ...
• روشهای مختلف فروش و بازدهی آنها
• روشهای مختلف تبلیغات و بازدهی آنها
• میزان هماهنگی بخش های مختلف سازمان
• وضعیت بازار و رقبای موجود
• جایگاه سازمان در بازار
• چالش های پیش رو در کسب و کار
• انتظارات مشتریان از کسب و کار

در این مرحله ، سازمان با استفاده از دانشی که پیدا کرده است ، میتواند برای خود استراتژی سازمانی تدوین کند. استراتژی سازمان یعنی تعیین هدف های بلند مدت سازمان که همواره باید برنامه ریزیها و اهداف کوتاه مدت در راستای رسیدن و حتی رد شدن از آنها تنظیم شوند. برای کسی که 50000 عروسک از یک کشور خارجی وارد کرده و قصد فروش اینترنتی آنها را دارد ، هدف نهایی تنها فروش و منفعت مادیست و پیچیدگی زیادی ندارد ولی برای کسی که نمایندگی 50 شرکت خارجی ساخت عروسک را دارد و به فروش اینترنتی میپردازد ، یا کسی که تولید کننده عروسک در ایران است ، هدف نهایی تنها فروش نخواهد بود و نباید باشد. امروزه هدف نهایی در سازمانهای معتبر که قصد فعالیت بلند مدت را دارند، مفاهیم ارزشی ، اعتباری و برند سازی میباشد . برای برنامه ریزی استراتژیک ، مدیران نیازمند بررسی گزارشات هستند. مبحث گزارشات در مدیریت بسیار گسترده و خارج از حوصله این مقاله است ولی به طور خلاصه در سازمانهایی که استراتژیهای مشخصی دارند ، گزارشگیری بطور کلی به دو جنبه داخلی و محیطی تقسیم میشود . گزارشهای داخلی که مشخص هستند . مواردی مانند بازخوردهای مشتریان ، گزارشات فروش ، عملکرد کارکنان و غیره از این جمله میباشند. اما گزارشهای محیطی شامل مواردی مانند تغییر بازار، ورود رقبای جدید ، ایجاد روشهای نوین فروش و مواردی از این دست هستند. در مثال تولیدی حصار فلزی که در ابتدای مقاله مطرح شد، ورود تورهای پلاستیکی به بازار برای این تولیدی یک "تغییر بازار" محسوب میشود. مدیرانی که "هوش محیطی" بهتری دارند ، زودتر میتوانند این موارد را شناسایی کرده و در مقابل آنها استراتژی لازم را پیاده سازی کنند. برای اینکه بتوانید برنامه ریزی استراتژیک انجام دهید باید گزارش های دقیق و منظم داخلی و محیطی داشته باشید. در سازمانهای بزرگ ، برای این منظور گروههایی را تشکیل میدهند که این کار تنها وظیفه آنهاست. به عنوان مثال شرکتهای بزرگی مثل گوگل و مایکروسافت ، افرادی را در سازمان های خود دارند که دائما در حال رصد کردن تکنولوژیهای جدید و نوآوریهای دنیای دیجیتال هستند و هر چند ماه در اخبار میشنویم که مایکروسافت فلان تکنولوژی را خریده است و یا گوگل فلان شرکت را خریده است.

اهداف بلند مدت سازمان ، مسیر سازمان را مشخص میکنند . این اهداف باید بطور عمومی عنوان شوند و تمام ارکان سازمان اعم از مشتریان و کارکنان و حتی رقبای شما از آنها مطلع گردند. بیل گیتس بعد از تاسیس شرکت مایکروسافت ، هدف استراتژیک و بلند مدت خود را "هر خانه یک کامپیوتر" قرار داد که تقریبا به آن دست پیدا کرد.

برنامه ریزی استراتژیک:

در سازمانهای کوچک ، برنامه ریزی های استراتژیک توسط مدیر سازمان انجام میگیرد ولی با توسعه سازمان و حجیم شدن اطلاعات ، معمولا گروه برنامه ریزی در سازمانها تشکیل میشود که البته مدیر سازمان تصمیم گیرنده نهایی و فرد اصلی در این گروه میباشد. در کل برنامه ریزی 3 سطح مختلف دارد :

1. استراتژیک : برنامه های کلی برای رسیدن به اهداف استراتژیک و بلند مدت. به عنوان مثال اگر هدف بلند مدت یک سازمان، شهرت در زمینه کیفیت محصولات باشد ، " به هیچ عنوان کالای بی کیفیت چینی در سازمان فروخته نمیشود" میتواند یک برنامه ریزی استراتژیک در این مسیر باشد.
2. تاکتیکی : هدفگذاری های کوتاه مدت برای رسیدن به اهداف بلند مدت و استراتژیک.
3. عملیاتی : تعیین روشها و فعالیتهایی که باید در جهت رسیدن به اهداف کوتاه مدت اجرا شوند.

سخن پایانی

برنامه ریزی یکی از زیر مجموعه های مدیریت است . مدیریت در کسب و کار یک علم محسوب نمیشود و در واقع تجربه است. به همین دلیل ما مقوله ای به نام قوانین مدیریت در کسب و کار نداریم بلکه نظریه های مختلف داریم که هر کدام بر اساس تجربیات افراد مختلف مطرح شده اند . این نظریه ها با تغییر شرایط دائما در حال پیشرفت و تغییر هستند و نظریه های فعلی ، هیچکدام روش 100درصد مطمئن در کسب و کار شما نخواهند بود ، ممکن است روش مدیریتی الف برای چندین سازمان کاربرد و نتیجه مثبت داشته باشد ولی در سازمان شما به درستی عمل نکند. هدف این مقاله بیشتر جلب توجه شما عزیزان به اهمیت برنامه ریزی در کسب و کار و درک این موضوع است که تا چه حد میتوان با استفاده از برنامه ریزی ، درصد موفقیت و رشد سازمان را بالا برد. حال اینکه شما از چه روش مدیریتی برای سازمان خود استفاده میکنید به خود شما باز میگردد.