بهترین ابزارهای دورکاری در شرایط بحرانی

در شرایط نامساعد و بحرانی این روزها، بسیاری از کسب و کارها با مشکلات بسیاری دست و پنجه نرم می‌کنند. یکی از این مشکلات که در حقیقت مشکل حیاتی هم هست عدم حضور تمامی نیروهای انسانی در محل فیزیکی شرکت است. این مشکل به دلایل زیادی از جمله حفظ سلامت و امنیت کارکنان، مشکلات در رفت و آمد و ... پیش آمده است.

با توجه به اینکه ممکن است این مسئله طولانی شود و زمانی مشخصی برای رفع آن تعیین نخواهد شد. تصمیم گرفتیم که در این مقاله از آی پرستا به معرفی بهترین ابزارهای دورکاری در شرایط نامساعد و بحرانی بپردازیم. همراه ما باشید...

نکته مهم و البته قابل تامل در مورد این ابزارها این است که عمده این موارد ابزارهای خارجی بوده و با توجه به تجربه چند روز قبل در مورد عدم اتصال به پایگاه‌های خارجی و مشکلات اینترنت سعی می‌کنیم نمونه های مناسب داخلی مشابه را نیز معرفی نماییم.

انتخاب ابزارهای دورکاری مناسب از اهمیت بالایی برخوردار است. این ابزارها باید قابلیت اطمینان بالا، پایداری و امکان همکاری مؤثر را فراهم کنند. در ادامه لیستی از بهترین ابزارهای دورکاری در شرایط نامساعد و بحرانی، به همراه دسته‌بندی و توضیح مختصری از هر یک ارائه می‌شود:

۱. ابزارهای ارتباطی (Communication Tools):

Slack: یک ابزار پیام‌رسان قوی برای تیم‌ها که امکان ایجاد کانال‌های مختلف بر اساس موضوع، پروژه یا شخص را فراهم می‌کند. برای ارتباطات سریع و سازمان‌یافته بین اعضای تیم بسیار مناسب است.

Microsoft Teams: ابزاری جامع از مایکروسافت که شامل چت، تماس صوتی و تصویری، و امکانات همکاری در اسناد است. برای شرکت‌های بزرگ و محیط‌های سازمانی که از اکوسیستم مایکروسافت استفاده می‌کنند، انتخاب بسیار خوبی است.

Zoom: یک پلتفرم پیشرو برای کنفرانس‌های ویدئویی که امکان برگزاری جلسات با تعداد زیاد شرکت‌کننده و قابلیت‌های اشتراک‌گذاری صفحه نمایش را فراهم می‌کند. برای جلسات چهره به چهره از راه دور بسیار مهم است.

Google Meet: بخشی از Google Workspace ابزار کنفرانس ویدیویی گوگل که با سایر سرویس‌های گوگل مانند Gmail و Google Calendar یکپارچه است. برای تیم‌هایی که از Google Workspace استفاده می‌کنند، بسیار کاربردی است.

Skype for Business: اکنون بیشتر در Microsoft Teams ادغام شده است. ابزاری مفید برای تماس‌های ویدیویی و صوتی که بخشی از Office 365 بود.

WhatsApp: برای ارتباطات سریع و گروهی، به خصوص در شرایطی که دسترسی به اینترنت محدود است و نیاز به ارتباط از طریق تلفن همراه وجود دارد، می‌تواند مفید باشد.

Loom: ابزاری برای ضبط ویدئو از صفحه نمایش و پیام‌های ویدئویی غیرهم‌زمان. این به شما امکان می‌دهد پیام‌های ویدئویی را ضبط و با تیم، مشتریان یا سایر ذینفعان به اشتراک بگذارید.

ابزارهای‌ ارتباطی ایرانی

ابزارهای ارتباطی داخلی که میتوانند در این مورد نیاز کسب و کارها را رفع نمایید:

ایتا  (Eitaa)

ایتا یکی از پرکاربردترین پیام‌رسان‌های داخلی است که توسط شرکت "اندیشه یاوران تمدن امروز" توسعه یافته. این پیام‌رسان تلاش کرده است تا امکاناتی مشابه تلگرام را برای کاربران ایرانی فراهم کند.

ویژگی‌های ایتا:

• رابط کاربری ساده و کاربرپسند: ایتا طراحی ساده‌ای دارد که کار با آن را برای کاربران آسان می‌کند.
• سرعت و امنیت بالا: این پیام‌رسان بر روی سرعت ارسال پیام و امنیت اطلاعات کاربران تمرکز دارد.
• قابلیت ایجاد گروه و کانال: کاربران می‌توانند گروه‌ها و کانال‌های مختلفی با اعضای نامحدود ایجاد کرده و محتوای خود را به اشتراک بگذارند.
• ارسال فایل با حجم بالا: امکان ارسال فایل‌های چندرسانه‌ای با حجم بالا (تا 1.5 گیگابایت برای هر فایل) فراهم است.
• پشتیبانی از پلتفرم‌های مختلف: ایتا نسخه‌های اندروید، iOS، ویندوز، مک و لینوکس را ارائه می‌دهد که امکان دسترسی از طریق دستگاه‌های مختلف را فراهم می‌کند.
• تماس صوتی و تصویری: این پیام‌رسان امکان برقراری تماس‌های صوتی و تصویری را نیز فراهم کرده است.
• قابلیت‌های ویژه کسب‌وکارها: ایتا خدماتی را برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها ارائه می‌دهد و امکان استفاده از ربات‌های هوشمند را نیز دارد.

بله  (Bale)

بله پیام‌رسانی است که توسط بانک ملی ایران توسعه یافته و علاوه بر خدمات پیام‌رسانی، امکانات مالی و بانکی را نیز در خود جای داده است. این ویژگی بله را از سایر پیام‌رسان‌های داخلی متمایز می‌کند.

ویژگی‌های بله:

• پیام‌رسانی جامع:امکان ارسال انواع پیام نوشتاری، صوتی، عکس و ویدئو، استیکر و گیف فراهم است.
• خدمات مالی و بانکی:این مهم‌ترین ویژگی بله است. کاربران می‌توانند کارهایی نظیر:
• کارت به کارت:انتقال وجه از طریق کارت بانکی.
• درخواست پول:درخواست وجه از مخاطبان خود.
• پرداخت قبض:پرداخت قبوض آب، برق، گاز، تلفن و غیره.
• خرید شارژ و بسته اینترنت:خرید شارژ سیم‌کارت و بسته‌های اینترنتی.
• پرداخت ارز مسافرتی و اربعین.
• ایجاد پاکت هدیه:ارسال هدیه نقدی به صورت آنلاین.
• تماس صوتی و تصویری:امکان برقراری تماس‌های صوتی و تصویری با کیفیت بالا، حتی تماس گروهی.
• ایجاد گروه و کانال:کاربران می‌توانند گروه‌ها و کانال‌هایی برای ارتباطات خود ایجاد کنند.
• قابلیت "جریان" و "ویترین":بخش "جریان" برای انتشار محتواهای کوتاه و بخش "ویترین" برای دسترسی به کانال‌های متنوع با محصولات و خدمات مختلف.
• امنیت بالا: بله نیز بر امنیت اطلاعات کاربران و تراکنش‌های مالی تأکید دارد.
• پشتیبانی از پلتفرم‌های مختلف:نسخه‌های اندروید، iOS و وب را پشتیبانی می‌کند.
• روبیکا: یک سوپر اپلیکیشن جامع که علاوه بر پیام‌رسانی (روبینو)، دارای بخش‌های متنوعی مانند پخش زنده، سرویس‌های آموزشی، کیف پول الکترونیکی و... است.
• سروش پلاس: یکی از قدیمی‌ترین پیام‌رسان‌های داخلی که امکاناتی مانند تماس صوتی، کانال‌های تعاملی، ساخت فروشگاه مجازی و مصرف اینترنت نیم‌بها را ارائه می‌دهد.
• آیگپ (iGap):با تمرکز بر امنیت و سرعت بالا، امکاناتی مانند فضای ذخیره‌سازی ابری، تماس صوتی و تصویری، و ایجاد کانال و گروه را فراهم کرده است.
• گپ(Gap):این پیام‌رسان نیز بر امنیت بالا تاکید دارد و امکان پرداخت‌های بانکی و برگزاری جلسات و کلاس‌های مجازی را فراهم می‌کند.

۲.  ابزارهای مدیریت پروژه و وظایف(Project & Task Management Tools):

Trello: ابزاری مبتنی بر تابلوهای کانبان که برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها با رابط کاربری ساده و بصری عالی است. برای برنامه‌ریزی بصری و همکاری بسیار مناسب است.

Asana: یک ابزار مدیریت پروژه با رابط کاربری جذاب که برای سازماندهی، ردیابی و مدیریت کارها و پروژه‌های بزرگ مناسب است.

Monday.com: ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژه که بر اساس تابلوها و پیام‌ها کار می‌کند و قابلیت‌های گزارش‌دهی قوی دارد.

ClickUp: یک راهکار مدیریت پروژه ابری که به تیم‌های دورکار کمک می‌کند گردش کار خود را خودکار کرده و وظایف را مدیریت کنند. قابلیت شخصی‌سازی بالایی دارد.

Basecamp: یک پلتفرم جامع برای مدیریت پروژه‌ها و تیم‌ها که شامل پیام‌رسان، لیست وظایف، برنامه‌ریزی و غیره می‌شود.

Jira: یک ابزار مدیریت پروژه منعطف، به ویژه برای تیم‌های توسعه نرم‌افزار و IT که نیاز به ردیابی مسائل و گردش کار دارند.

Zoho Projects: یک راه‌حل مدیریت پروژه مبتنی بر ابر که امکان برنامه‌ریزی و همکاری برای تیم‌های دورکار را فراهم می‌کند.

ابزارهای مدیریت پروژه ایرانی

میزیتو (Mizito)

میزیتو یک پلتفرم آنلاین مدیریت پروژه و تیم با رویکرد شبکه‌ی اجتماعی است که بر روی همکاری تیمی و شفافیت در کارها تمرکز دارد. این ابزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری خود را بهینه کرده و به اهدافشان دست یابند.

ویژگی‌های کلیدی میزیتو:

• مدیریت پروژه و وظایف:امکان تعریف پروژه‌های نامحدود، تقسیم آن‌ها به مراحل مختلف، و تخصیص وظایف به اعضای تیم. می‌توانید زمان‌بندی برای هر وظیفه تعیین کرده و پیشرفت پروژه را نظارت کنید.
• مدیریت وظایف با روش اسکرام بورد (کانبان):مشابه ترلو، می‌توانید وظایف را در ستون‌های مختلف (مثل در حال انجام، انجام شده) جابجا کنید.
• پیام‌رسان داخلی:دارای قابلیت چت گروهی و کانال گفتگو با امکان جستجو در تمامی پیام‌ها.
• گزارش‌دهی و تحلیل پیشرفت:ارائه نمودارها و گزارش‌های آماری از روند پیشرفت پروژه‌ها و عملکرد اعضای تیم.
• مدیریت اسناد:امکان پیوست فایل به وظایف و مدیریت و بایگانی اسناد پروژه.
• پرونده الکترونیکی مشتری:امکان تهیه پرونده برای مشتریان و تعیین میزان دسترسی افراد به آن.
• ثبت صورت جلسه و کارتابل وظایف:ابزارهایی برای مستندسازی جلسات و پیگیری وظایف.
• اپلیکیشن موبایل: دارای اپلیکیشن اندروید و iOS برای دسترسی آسان.
• قابلیت‌های دیگر: امکان ایجاد وظیفه تکرارشونده، ارجاع وظایف، ثبت درصد پیشرفت، و قابلیت مانیتورینگ عملکرد اعضا.
• نسخه رایگان: استفاده از میزیتو تا 5 کاربر رایگان است.

2. تسکولو (Taskulu)

تسکولو یک نرم‌افزار مدیریت پروژه تحت وب ایرانی است که از سال 1393 فعالیت خود را آغاز کرده است. این ابزار با هدف افزایش بهره‌وری و پیشبرد فعالیت‌ها در کسب‌وکارهای مختلف طراحی شده و یک محیط کار ساده و امن را فراهم می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی تسکولو:

• مدیریت کارها و پروژه‌ها:امکان تعریف اهداف، دسته‌بندی کارها و تعیین سررسید (ددلاین) برای افزایش بازدهی.
• دید همه جانبه به پروژه‌ها:قابلیت پیگیری کارهای پروژه‌های مختلف در یک داشبورد متمرکز.
• مدیریت زمان با تایم‌لاین:امکان مشاهده بصری پیشرفت و حجم کاری پروژه روی تقویم (شمسی و میلادی).
• سیستم جستجو:برای یافتن آسان فایل‌ها و اطلاعات مربوط به پروژه‌ها.
• جلسات آنلاین:امکان برگزاری جلسات آنلاین با قابلیت چت گروهی ویدئویی و نوشتاری.
• تحلیلگر و گزارش‌دهی:مجهز به تحلیلگر برای تهیه گزارش‌های پیشرفت پروژه.
• یکپارچه‌سازی با ابزارهای دیگر:قابلیت اتصال به ابزارهایی مانند دراپ‌باکس، درایو گوگل و گیت‌هاب.
• سطوح دسترسی:امکان تعیین سطوح دسترسی مختلف برای اعضای تیم.
• ثبت زمان‌های کاری:قابلیت پیگیری مدت زمانی که هر فرد برای انجام وظایف صرف می‌کند.
• اپلیکیشن موبایل:دارای نسخه اندروید و iOS.
• نسخه رایگان:تسکولو پلن رایگان Basic دارد که برای تست و آشنایی با ابزار مناسب است.

۳. ابزارهای همکاری در اسناد و اشتراک‌گذاری فایل (Document Collaboration & File Sharing Tools):

Google Docs / Google Sheets / Google Slides (بخشی از Google Workspace):

 ویرایشگرهای آنلاین و رایگان اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها که از کارهای مشترک و ویرایش هم‌زمان پشتیبانی می‌کنند. برای همکاری در زمان واقعی و دسترسی آسان به فایل‌ها بسیار کاربردی هستند.

Microsoft 365 (شامل Word, Excel, PowerPoint آنلاین):
مجموعه ابزارهای آفیس مایکروسافت که قابلیت‌های همکاری ابری را فراهم می‌کنند. برای سازمان‌هایی که از مایکروسافت آفیس استفاده می‌کنند، این ابزارها امکان ویرایش مشترک و ذخیره‌سازی ابری را می‌دهند.

Dropbox: ابزاری محبوب برای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل‌ها، به ویژه برای مدیریت و ذخیره‌سازی دارایی‌های بصری.

OneDrive (بخشی از Microsoft 365):  فضای ذخیره‌سازی ابری مایکروسافت که امکان به اشتراک‌گذاری، ویرایش مشترک و همگام‌سازی فایل‌ها را فراهم می‌کند.

NextCloud: یک پلتفرم خود میزبانی (self-hosted) برای اشتراک‌گذاری فایل، که کنترل بیشتری بر داده‌ها را فراهم می‌کند و برای سازمان‌هایی که نگرانی‌های امنیتی دارند، مناسب است.

Miro: یک وایت‌برد آنلاین مشارکتی که برای طوفان فکری، نقشه‌برداری ذهنی و همکاری بصری تیم‌ها بسیار قوی است.

۴. ابزارهای مدیریت زمان و حضور و غیاب (Time Management & Attendance Tools):

Hubstaff: ابزاری برای ردیابی زمان و فعالیت تیم، با قابلیت‌هایی مانند اندازه‌گیری میزان فعالیت با ماوس و کیبورد و گرفتن اسکرین‌شات‌های رندوم.

Clockify: یک ابزار رایگان ردیابی زمان که به تیم‌ها کمک می‌کند زمان صرف شده روی پروژه‌ها و وظایف را ثبت کنند.

نرم‌افزارهای حضور و غیاب ابری: این نرم‌افزارها به ثبت ساعت کاری پرسنل دورکار کمک می‌کنند و نظم بیشتری به حضور کارکنان می‌بخشند.

۵. ابزارهای امنیتی (Security Tools):

1Password: ابزاری ایمن برای نگهداری و به اشتراک‌گذاری رمزهای عبور تیم در شرایط نامساعد که ممکن است نیاز به دسترسی به سرویس‌های مختلف باشد، مدیریت امن رمز عبور حیاتی است.

VPN (شبکه خصوصی مجازی): برای اطمینان از اتصال امن و خصوصی به شبکه شرکت، به ویژه زمانی که کارکنان از شبکه‌های عمومی استفاده می‌کنند.

نکات مهم در انتخاب ابزار در شرایط بحرانی:

پایداری و قابلیت اطمینان: ابزارها باید در شرایط اتصال ناپایدار به اینترنت نیز تا حد امکان کار کنند یا قابلیت کار آفلاین و همگام‌سازی بعدی را داشته باشند.

سهولت استفاده: در شرایط بحرانی، زمان برای آموزش ابزارهای پیچیده وجود ندارد؛ ابزارها باید دارای رابط کاربری ساده و قابل فهم باشند.

قابلیت دسترسی از طریق موبایل: اطمینان حاصل کنید که ابزارها اپلیکیشن‌های موبایل قوی دارند، زیرا ممکن است دسترسی به کامپیوتر در همه زمان‌ها فراهم نباشد.

یکپارچگی (Integration): ابزارهایی که قابلیت یکپارچگی با سایر ابزارهای مورد استفاده تیم را دارند، می‌توانند گردش کار را ساده‌تر کنند.

پشتیبانی فنی: در شرایط اضطراری، دسترسی به پشتیبانی فنی قوی از ارائه‌دهندگان ابزار بسیار مهم است.

با توجه به نیازهای خاص تیم و شرایط نامساعد احتمالی، می‌توانید ترکیبی از این ابزارها را انتخاب کنید تا بهترین بهره‌وری و همکاری را در کار از راه دور داشته باشید.